Das Jahr ist fast zu Ende, Weihnachten steht vor der Tür und der Monat mit dem wohl größten Stressfaktor läuft bereits. Warum das so ist, hat viele Gründe. Projekte müssen abschlossen werden, Fristen neigen sich dem Ende und die Feiertage stehen an. Ganz egal woran es liegt, eines ist klar, To-do-Listen erledigen sich nicht von selbst und das eigene Unternehmen macht auch keine „Pause“. Genau deshalb ist besonders jetzt ein effizientes Zeitmanagement gefragt.

Im Folgenden möchten wir euch ein paar einfache und schnell umsetzbare Tipps mit auf den Weg geben, womit ihr Beruf, Studium, Privatleben und das eigene Startup unter einen Hut bekommt, ohne einen Bereich davon vernachlässigen zu müssen. Dieser Artikel richtet sich also nicht nur an alle Startups und Entrepreneure sondern auch an alle anderen, die das Gefühl haben, dass ihr Terminkalender etwas „leaner“ gestaltet werden kann. Und das gilt natürlich für das gesamte Jahr!

Noch als kleines Vorwort – Bei manchen Tipps werden ihr euch vielleicht denken: „Ach, das kenne ich schon.“ Aber überlegt genau, habt ihr nur schon einmal davon gehört oder habt ihr es wirklich umgesetzt? Langfristig wird ein effizientes Zeitmanagement nur verinnerlicht, wenn so viele Tipps und Tricks wie möglich umgesetzt und getestet werden.

Tipp 1 – Termine und Aufgaben mit ausreichend Zeit und Puffern planen

Klingt logisch, ist aber manchmal gar nicht so einfach. Besonders bei neuen Aufgaben neigt man dazu, sich viel zu wenig Zeit dafür einzuplanen. Dadurch verschieben sich alle weiteren Termine und Aufgabe nach hinten und resultieren in Stress. Zusätzlich kann es auch sein, dass unerwartet neue Aufgaben und Termine in den Kalender kommen und man schließlich mit einem Meer an Überschneidungen zu kämpfen hat.

Plant deshalb auch ausreichend Puffer ein!

Tipp 2 – Überschätzt euch nicht

Dieser Tipp hängt eng mit Tipp 1 zusammen. Man plant seine Tage und Wochen bis ins Detail genau und denkt, da kann ja eigentlich nichts schief gehen. Sobald man eine Lücke im Terminplan sieht, möchte man diese füllen und dadurch noch produktiver sein. Der Gedanke an sich ist natürlich gut, aber wenn ihr an so einen „tight schedule“ nicht gewöhnt seid und euch zu viel zumutet, kann das schnell nach hinten los gehen. Und seid ihr in euren ToDo-Listen erst einmal hinterher, ist es sehr schwer das wieder aufzuholen.

Bleibt in der Planung also realistisch!

Tipp 3 – Priorisieren (Eisenhower-Matrix)

Priorisieren klingt einfach, ist es aber nicht. Deshalb kann hier die sogenannte Eisenhower-Matrix zur Hilfe genommen werden. Diese beschreibt vier Möglichkeiten in die Aufgaben fallen können.

  • Wichtig, aber nicht dringlich (Terminieren)
  • Wichtig und dringlich (Sofort selbst erledigen)
  • Nicht wichtig, aber dringlich (Delegieren)
  • Weder wichtig noch dringlich (Papierkorb)

Fängt man an seine Aufgaben und Termine nach diesen 4 Fällen zu unterscheiden, wird man das richtige Priorisieren mit der Zeit verinnerlichen.

Pro-Tipp: Allgemein sollte das Ziel sein, Dinge erst gar nicht dringlich werden zu lassen. „Wichtig, aber nicht dringlich“ ist der Bereich in dem ihr euch bewegen und welchen ihr abarbeiten wollt!

Tipp 4 – Ähnliche Aufgaben in Blöcke zusammenfassen

Egal in welchem Bereich ihr tätig seid, ob beruflich oder privat, es gibt immer Aufgaben die auf eine Art und Weise zusammenpassen. Und sobald ihr solche Aufgaben erkennt und als Blöcke zusammenfasst, könnt ihr diese wesentlich schneller und effizienter erledigen. Als Beispiel könnte man hier Bank- und Steuerangelegenheiten nennen. Erledigt nicht jeden kleinen Schritt einzeln und alleinstehend, trennt nicht unbedingt (in der Terminplanung!) zwischen Privat und Selbstständigkeit/Beruf.

Fasst alle Aufgaben zusammen die erledigt werden müssen, nehmt euch ausreichend Zeit und erledigt alle Schritte in einem Block!

Tipp 5 – Eat the frog

Wo wir gerade bei Bank- und Steuerangelegenheiten waren – als „eat the frog“-Aufgabe bezeichnet man Aufgaben, die unangenehm sind, die man ungern erledigen möchte und die man am liebsten so lange wie möglich aufschiebt. Allerdings bleibt die Aufgabe nach dem Aufschieben noch immer fest im Hinterkopf und sorgt für Stress. Vor einer Weile, besonders Studenten können sich hiermit identifzieren, kursierte ein Spruch auf den Social Media Plattformen der in etwa lautete: „Das Schreiben der Hausarbeit ist der geringste Stress, am stressigsten sind die Wochen in denen man konstant denkt „Ich muss ja noch eine Hausarbeit schreiben?!““. Um dieses Problem zu lösen sollte man sich wirklich überwinden und dazu zwingen, die „eat the frog“-Aufgabe direkt am Morgen, soweit möglich, zu erledigen.

Pro-Tipp: Hier kann man sich auch das parkinsonsche Gesetz zunutze machen. Dieses besagt, einfach formuliert, dass sich Arbeit in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht. Das heißt, dass ihr unbewusst mehr Zeit für eine Aufgabe benötigt, weil diese eben „zur Verfügung steht“, und nicht weil die Aufgabe wirklich so viel Zeit benötigt. Wie könnt ihr dieses Gesetz nutzen? Wenn ihr wisst, wie lange ihr für eine „eat the frog“-Aufgabe benötigt, dann plant auch nicht mehr Zeit dafür ein! So seid ihr sozusagen gezwungen sie schnellstmöglich zu erledigen und damit abzuschließen.

Ist die unangenehmste Aufgabe des Tages gleich am Anfang abgehakt, könnt ihr euch motiviert und mit freiem Kopf an die Arbeiten setzen, die ihr wirklich erledigen möchtet!

Tipp 6 – Ablenkungen eliminieren

Um sich auf wirklich Wichtiges fokussieren zu können, sollte man jede Ablenkung, soweit möglich, eliminieren. Ablenkungen können auf viele verschiedene Arten auftreten. Egal ob das das Smartphone, ein Magazin oder der Fernseher ist. Ein Beispiel das fast jeder kennt, ist das „Herumgammeln auf Facebook“. Man müsste eigentlich am Computer arbeiten, aber man erwischt sich selbst ständig wie man die Zeit mit Facebook, Instagram, Twitter oder anderen Seiten verschwendet. Selbst unerledigte Aufgaben im Haushalt können eine Ablenkung sein. Hat man wieder eine unangenehme „eat the frog“-Aufgabe vor sich, fängt man lieber damit an die Küche aufzuräumen, als die Aufgabe gewissenhaft zu erledigen.

Also, eliminiert alles was ihr als Ablenkung empfindet, so viel Überwindung es auch kosten mag!

Tipp 7 – Auszeiten und Ausgleich

Um den Kreis zu schließen und nochmals auf das Thema mit der Überforderung zu kommen – gönnt euch Auszeiten und schafft einen Ausgleich. Das Leben besteht nicht nur aus Arbeiten, selbst wenn man den schönsten Job der Welt hat. Nehmt euch Zeit um „herunterzukommen“ und euch zu entspannen. Ob hier ein gutes Buch, Netflix oder ein paar Bier mit den Freunden dazugehört, bleibt jedem selbst überlassen. Wer nicht nur auf der faulen Haut liegen möchte kann sich hier auch für Sport entscheiden. Sport schafft einen hervorragenden Ausgleich, setzt Endorphine frei und hat selbstverständlich enorm viele positive Effekte auf euren Körper und Geist.

Füllt also Slots im Terminkalender auch mit Entspannungsphasen und Freizeit!

Pro-Tipp: Versucht einmal in einer Entspannungsphase all das, was mit dem restlichen Alltag und der Arbeit zu tun hat, loszulassen. Klappt euren Laptop zu, geht weit vom Schreibtisch weg, schaltet das Handy auf Flugmodus, lasst den Fernseher oder die Spielekonsole aus und lest ein Buch oder hört entspannende Musik. Diesen Tipp hört man oft, aber habt ihr es wirklich schon versucht? Es wirkt wunder!

Weiterführend empfehlen wir noch die „Checkliste für gutes Zeitmanagement“ nach Timothy Ferriss!

Hat euch einer dieser Tipps geholfen oder möchtet ihr noch spezifischere Tipps für das Zeitmanagement von Startups und Entrepreneuren? Dann lasst es uns wissen! Entweder hier in den Kommentaren oder via Facebook Nachricht.

 

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